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Um den Wünschen von mehreren Vereinen nachzukommen und um Kosten einzusparen, hat das WJV-Präsidium beschlossen, den diesjährigen Jugendtag und die Mitgliederversammlung am Sonntag, den 23.07.2023 in einem Online-Format durchzuführen. Die beiden Versammlungen werden zentral aus Waiblingen geleitet und gesteuert, wo sich Teile des Präsidiums und des Vorstandes befinden werden.

Im Rahmen des Jugendtags finden in diesem Jahr wieder Wahlen statt. Bei der Mitgliederversammlung stehen erst wieder in 2025 turnusmässige Wahlen an. Aufgrund von personellen Veränderungen im Präsidium des WJV müssen jedoch die Posten des Vizepräsidenten Leistungssport und des Vizepräsidenten Finanzen neu gewählt werden.

Um allen Teilnehmern/innen die Teilnahme an den Versammlungen zu ermöglichen, wird das Videokonferenzsystem Microsoft Teams eingesetzt. Die Zugangsdaten erhalten alle Teilnehmer/innen mit einer separaten E-Mail im Laufe der Woche vor den Versammlungen. Benötigt wird für den Zugang ein PC/Laptop/Tablet möglichst mit Kamera und Mikrofon. Grundsätzlich kann auch ein Smartphone verwendet werden.

Zur Durchführung einer zuverlässigen und sicheren Abstimmung setzen wir ein digitales Abstimmungssystem ein. Auch hier erhalten Sie im Laufe der Woche vor den Versammlungen separat eine E-Mail mit den Zugangsdaten für das Abstimmungstool. Dies ist jedoch nur für die Personen gedacht, die für die Stimmabgabe berechtigt sind. Abstimmungen sind von jedem Gerät möglich: PV/Laptop/Tablet/Smartphone.

Es empfiehlt sich für den Abstimmungsprozess ein zweites Gerät, vorzugsweise ein Tablet oder Smartphone einzusetzen. Dann ist man in der Lage, die Versammlung(en) zu verfolgen und gleichzeitig die Abstimmungen vorzunehmen. Die stimmberechtigten Mitglieder öffnen die Web-App in einem beliebigen Webbrowser und können dann nach der Authentifizierung abstimmen.

Zur Erprobung und Verdeutlichung des Ablaufs wird eine Testabstimmung im Vorfeld der beiden Versammlungen angeboten:

 

• Testabstimmung am Sonntag, den 09.07.2023 um 19:00-20:00 Uhr

An der Testveranstaltung kann jeder teilnehmen. Es gibt keine Teilnahmebeschränkungen. Die Zugangsdaten zu den Tests werden allen Mitgliedern an die beim WJV hinterlegte E-Mail-Adresse geschickt. Um dem Auftreten technischer Probleme am Versammlungstag entgegenzuwirken, werden alle Versammlungsteilnehmer/innen dringend darum gebeten, an der Testabstimmung teilzunehmen.

Wir bitten alle Teilnehmer/innen am Jugendtag bzw. an der Mitgliederversammlung sich bis Sonntag, den 16.07.2023 in die beiliegende Excel-Anmeldeliste einzutragen und diese per E-Mail an die WJV-Geschäftsstelle (t.schmid@wjv.de) zu senden. Bitte tragen Sie dort die E-Mail-Adresse und  Handy-Nr. ein, unter denen sie während der (den) Versammlung(en) erreichbar sein werden. Damit sichergestellt wird, dass die Zugangsdaten zum Abstimmungstool auch nur von den berechtigten Personen eingesehen werden können, bitten wir darum, eine personenbezogene E-Mail-Adresse (z.B. t.schmid@wjv.de) und keine allgemeingültige Vereins-E-Mail-Adresse (z.B. info@wjv.de) anzugeben.

Wir werden danach weitere Details zur Durchführung der Versammlungen übersenden. Dazu werden wir die Angaben benutzen, die Sie in die Excel-Anmeldeliste eingetragen haben.

Bitte achten Sie in der Woche vor den Versammlungen auf E-Mails, welche den Jugendtag bzw. die Mitgliederversammlung betreffen (bitte auch den Spam-Ordner prüfen).

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die Geschäftsstelle des WJV (Tel.: 07151-561250; Mobil: 0172-7119971; E-Mail: t.schmid@wjv.de).

Im Anhang sind neben den Einladungen zum Jugendtag und zur Mitgliederversammlung ein Informationsschreiben, die Excel-Anmeldeliste und jeweils eine Bedienungsanleitung für Microsoft Teams sowie für das Abstimmungstool beigefügt.

Wir freuen uns auf eine rege Teilnahme.