FAQ Digitaler Judopass

Württembergischer Judo-Verband e.V.

FAQ Digitaler Judopass

Falls Ihr Fragen zum digitalen Judopass haben solltet, sendet diese bitte an digitalerjudopass@wjv.de.

Wir werden versuchen die Fragen schnellstmöglich zu bearbeiten und die Antworten unter FAQ zu veröffentichen. Da wir zur Beantwortung der Fragen jedoch evt. zunächst Rücksprache mit dem DJB/DokuMe halten müssen, kann es unter Umständen ein paar Tage dauern, bis die Anfragen abgearbeitet werden können.

 

Anleitung zum Anlegen von Kinder- und Elternkonten

In der beigefügten PDF-Datei wird der Ablauf zum Anlegen von Kinder- und Elternkonten erläutert.

Ist im QR-Code beim Judopass-Ausdruck auch der Kyu-Grad hinterlegt?

Momentan ist im QR-Code des digitalen JudoPasses der Kyu-Grad nocht nicht hinterlegt, sondern lediglich die folgenden Daten: Vorname, Nachname, Geburtstag, Nation, Lizenzart, Ablaufdatum, Verein.

In den nächsten Tagen soll aber eine neue JudoPass App zum Download bereitgestellt werden. In dieser wird es im Menü einen JudoPass Scanner geben, bei dem auch die Graduierung angezeigt wird.



Können Geschwister für ihren Judopass die gleiche E-Mail Adresse (z. B. die der Eltern) verwenden, auch wenn sie ihr eigenes Handy benutzen?

Dies ist nicht möglich. Wenn ein Kind keine eigene E-Mail Adresse besitzt, muss ein Kinderkonto durch die Eltern angelegt werden.

Die Eltern können ihren Konten mehrere Kinderkonten unterordnen. Der DJB wird im nächsten Jahr Funktionen bereitstellen, mit denen die Judopässe der Kinder dann auf einem weiteren Smartphone per QR Code aufgerufen werden können.

Wann und wie werden Mitgliederdaten im neuen DJB-Portal gelöscht?

Dieses Thema, wird zur Zeit noch vom DJB und seinem Datenschutz Team erarbeitet. Aktuell ist es so, dass die Daten vom DJB erst gelöscht werden, wenn das Mitglied eine Löschung wünscht. In diesem Fall werden die Daten anonymisiert und das Mitglied bekommt einen Wiederherstellungscode.

Die Mitgliederverwaltung vom Verein ist unabhängig vom Mitglied und JudoPass. Der DJB löscht das Konto, den JudoPass und die Verknüpfung zum DJB, jedoch nicht den Eintrag in der Mitgliederverwaltung des Vereins. Das muss der Verein selbst machen, da es seine Mitgliederdatenbank ist.

Wo erhalte ich Informationen zum digitalen JudoPass?

Der DJB veranstaltet an den folgenden Terminen Onlineinformationsmeetings zum digitalen JudoPass:

  • 19.01.2024 19:00 Uhr Vereinssprechstunde zum JudoPass
  • 23.01.2024 11:00 Uhr Vereinssprechstunde zum JudoPass
  • weitere Termine werden noch veröffentlicht

Für weitere Informationen siehe DJB-Homepage.

Außerdem wird der DJB vom 02.-31.01.2024 regelmäßige Erklärungen zu den Funktionen des JudoPass und der Vereinsmitgliederverwaltung auf der Homepage des DJB veröffentlichen.

Wie sieht der aktuelle Zeitplan zum digitalen JudoPass aus?

Am 07.01.2024 gibt es ein App-Update zum JudoPass

  • der JudoPass ist dann offline voll funktionsfähig
  • neue und überarbeitete Funktionen: trainingsbegleitende Graduierung + ScanApp zur Ausweiskontrolle

Ab dem 01.02.2024

  • Neue Beitragsmarke/Jahreslizenz kann von den Vereinen eingetragen werden
  • Am 04.03.2024 zweites App-Update zum JudoPass: Neue und überarbeite Funktionen + Trainingstagedokumentation

30.06.2024: Letzte Möglichkeit, den Bestandimport zu nutzen (!)

01.07.2024: Der digitale JudoPass ersetzt vollständig den alten Judopass.

Kalendarischer Überblick

Zum Anschluss noch einmal alle wichtigen Daten in einem kalendarischen Überblick:

18.12.23 – 28.02.2024           Judoportal bleibt geöffnet

02.01.24 – 31.01.2024           Erklärungen zum JudoPass und zur Mitgliederverwaltung auf der Homepage des DJB

07.01.2024                             App-Update mit neuen Funktionen

15.01.2024                             Turniere können auf djb.dokume.net angelegt werden

19.01.2024                             Online Vereinssprechstunde

22.01.2024                             digitale Kyumarken können gekauft werden

23.01.2024                             Online Vereinssprechstunde

01.02.2024                             Beitragsmarken (Jahreslizenzen) können eingetragen werden

01.02.2024                             neue Turniere nur noch auf djb.dokume.net anlegen

28.02.2024                             Judoportal wird abgeschaltet, Download der Turniermeldungen (!)

04.03.2024                             Funktionsübernahme des Judoportal auf djb.dokum.net

04.03.2024                             App-Update mit neuen Funktionen

30.06.2024                             letzte Möglichkeit den Bestandsimport zu nutzen (!)

01.07.2024                             JudoPass

Bis wann bleibt das bisherige DJB-Judo-Portal noch geöffnet?

Das DJB-Judo-Portal bleibt noch bis zum 28.02.2024 geöffnet.

  • Judopässe
    • In diesem Zeitraum können weiterhin gedruckte Judopässe mit einer Beitragsmarke bestellt werden
    • Blankopässe werden nicht mehr angeboten
  • Wettkampflizenz
    • Die Wettkampflizenz kann ebenfalls bis zum 28.02.2024 im Portal verlängert und bestellt werden
  • Turniere
    • Der letzte Export für Turniermeldungen kann am 28.02.2024 durchgeführt werden. Daher sollten nur noch Turniere, deren Meldefrist vor diesem Datum endet, im Portal angelegt werden.
    • Turniere, deren Meldung nach dem 28.02.2024 endet, können ab dem 15.01.24 auf djb.dokume.net angelegt werden.
    • Ab dem 01.02.2024 neue Turniere nur noch auf djb.dokume.net anlegen.
  • Ab dem 04.03.204 wird das Judoportal auf der Plattform djb.dokume.net in ähnlichen Funktionen übernommen und mit dem digitalen JudoPass verknüpft.
Wie läuft das mit den Kyu-Prüfungsmaterialien jetzt ab?

Ab dem 22.01.2024 können digitale Kyumarken über die neue DokuMe-Plafform gekauft werden. Bis zu dem Zeitpunkt wird auch eine Erklärung zum Graduierungsverfahren vom DJB veröffentlicht.

Im Zeitraum vom 01.07.2024 bis 20.09.2024 können alte physische Kyu-Prüfungsmarken über die Landesverbände in digitale Kyumarken umgetauscht werden. Wie dabei genau vorzugehen ist, wird noch rechtzeitig bekanntgegeben.

Wie und wann müssen die alten physischen Kyu-Prüfungsmarken in digitale Kyumarken umgetauscht werden?

Im Zeitraum vom 01.07.2024 bis 20.09.2024 können alte physische Kyu-Prüfungsmarken über die Landesverbände in digitale Kyumarken umgetauscht werden. Wie dabei genau vorzugehen ist, wird noch rechtzeitig bekanntgegeben.

Wann bekommen die Vereine die Beitragsmarken 2024 zur Verfügung gestellt?

Ab dem 01.02.2024 gehen die Beitragsmarken - entweder wie bisher als „Briefmarke“ oder im digitalen Format - den Vereinen zu.

Bedienungshinweis zur Eingabe des Geburtsdatums beim erstmaligen Einloggen per QR-Code in die JudoPass-App

Beim erstmaligen Einloggen per QR-Code in die JudoPass-App wird das Geburtsdatum abgefragt. Bitte hier auf die Jahreszahl klicken, um das Geburtsdatum entsprechend einzustellen.

Ist der Vereinsaccount personen- oder vereinsbezogen?

Der Account für einen Verein ist personenbezogen und nicht vereinsbezogen. D.h., dass der Vereinsadministrator jeweils nur einen einzigen Account hat, der sowohl sein eigenes Profil (= eigener digitaler Judopass) als auch die Administrationsrechte des Vereins umfasst. Innerhalb des eigenen Accounts kann man dann zwischen dem eigenen Profil und dem Admin-Profil für den Verein wechseln, in dem man auf einen der beiden Button ganz oben rechts (siehe Pfeil auf Bild unten) klickt.

Die E-Mail-Adresse (= Benutzername) sowie das Passwort kann man innerhalb des eigenen Profils unter "Einstellungen" ändern.

Im Admin-Bereich des Vereins kann man unter „Mitglieder“ einzelnen Vereinsmitgliedern Administrationsrechte für den Verein zuweisen. Zuerst müssen die Mitgliederdaten der entsprechenden Personen aber mit der Excel-Importliste ins Portal importiert werden.

Was sollten die Vereine zur Vorbereitung machen?

Ihre Mitgliederdaten sammeln und für den Import vorbereiten (siehe Importliste)

Sie können sich mit dem Importprozess und der Plattform zum JudoPass mit dem Handout für Vereine vertraut machen. Hier werden alle Prozesse bis zum gültigen digitalen Judopass beschrieben.

Auf dieser Landingpage auf der DJB-Homepage findet Ihr wichtige Informationen rund um den neuen JudoPass.

Gibt es eine Möglichkeit spezifische Fragen direkt an das Support-Team von DokuMe zu stellen?

Es gibt zwei Möglichkeiten in direkten Kontakt mit dem Support-Team von DokuMe zu treten: 1. Über die E-Mail-Adresse team@dokume.net 2. Falls man bereits einen Account auf der Plattform hat, kann man dort über "Hilfe und Support" Kontakt zu DokuMe aufnehmen. Eine Anleitung wie dabei vorzugehen ist, ist unten beigefügt.

Bis wann kann man noch Bestellungen im DJB-Shop vornehmen, damit diese noch in diesem Jahr bearbeitet werden?

Bestellungen im DJB-Shop müssen bis zum 17.12.23 getätigt werden, damit sie noch vor Weihnachten bearbeitet und verschickt werden können. Voraussetzung ist der Zahlungseingang bis zum 20.12.23. Alle Bestellungen, die danach eingehen oder der Zahlungseingang nicht rechtzeitig verzeichnet werden kann, werden erst ab der KW 1 bearbeitet.

Wo und wie können Wettkampflizenzen beantragt werden?

Neue Wettkampflizenzen und Verlängerungen können bzw. müssen noch wie bisher bis zum 29.02.2024 über das bisherige DJB-Judo-Portal beantragt werden. Anschließend können Wettkampflizenzen dann über die neue DokuMe-Plattform (= Plattform digitaler Judopass) beantragt werden.

Welche Daten kann man später nach Anlegen des Passes noch ändern und welche nicht?

Bis zur Verifizierung können alle Daten geändert werden. Danach können die im Pass eingetragenen Grunddaten nur noch über den Landesverband geändert werden (z.B. Geburtsdatum, Name etc.). Die Adresse kann jederzeit vom Mitglied oder dem Verein geändert werden.

Wie können Techniken im Kyuprogramm vom Trainer bestätigt werden?

Aktuell über die App, indem der/die Trainer/in über die Mitgliederverwaltung dazu freigeben wurde. Eine genauere Erläuterung dieser Funktion wird zeitnah vom DJB auf dessen Homepage www.judobund.de erläutert.

Wie funktioniert Judo spielend lernen in Zukunft?

Es bleibt bei der alten Vorgehensweise, nur das zum Papierpass zusätzlich eine digitale Kinderpasslizenz angelegt werden muss, über die die Jahresbeitragsmarke nachgewiesen wird.

Wie lege ich einen Kyuprüfer innerhalbe des Vereins an?

Der Landesverband vergibt an Personen die Kyuprüferlizenz. Damit hat die Person die Lizenz. Der Verein kann dann der Person entsprechende Rechte erteilen, Vereinsmitglieder zu sehen und bei diesen eine Kyu-Prüfung abzunehmen. Der DJB wird die genaue Vergehensweise zeitnah auf seiner Homepage www.judobund.de erklären (mit Screenshots).

Ablauf Stärkemeldung 2024?

Ablauf wie bisher. Der einzige Unterschied ist, dass die Vereine entscheiden können, ob sie die Beitragsmarken vom Landesverband bereits in digitaler Form oder nochmals wie bisher postalisch als Papiermarke erhalten möchten.

Die geklebten Beitragsmarken beinhalten die Möglichkeit diese in den digitalen JudoPass zu übertragen, sobald der Verein im neuen Portal angelegt ist. Eine ausführliche Beschreibung wie das durchgeführt wird, bekommen alle Vereine im neuen Jahr auf der DJB-Landingpage zum digitalen JudoPass zur Verfügung gestellt.

Da die endgültige Umstellung auf den digitalen JudoPass jedoch nicht mehr lange dauern wird, empfiehlt der WJV seinen Mitgliedsvereinen, die Anlegungung der digitalen JudoPässe der Vereinsmitglieder möglichst bis Ende Januar 2024 abzuschließen und im Rahmen der Stärkemeldung gleich auf digitale Beitragsmarken umzustellen.

Ist es möglich, dass der Trainer/Vereinsvorstand die Passfotos und Judopass-Bilder (1. Seite physischer Judopass + Seite mit letztem Kyu-/Dan-Grad) für seine Vereinsmitglieder hochlädt? Falls ja, wie?

Ja. Mittlerweile wurde im Bereich des Vereinsadministrators die neue Funktion "JudoPass vervollständigen" eingefügt (siehe Bild), mit welcher der Vereinsadmin die Passfotos und die Ablichtungen der Judopass-Seiten selbst ins Portal hochladen kann.

Was passiert mit einem Judoka, der/die Mitglied in mehreren Vereinen ist?

In diesen Fällen erscheint bei den Vereinen, die dasselbe Mitglied (Judopass!) melden, ein Hinweis, ob das Mitglied den Verein wechseln will. Hier muss dann das Mitglied entscheiden, welches der Verein ist, auf den das Einzelstartrecht läuft (nachgewiesen wird es mit dem Upload der Seite aus dem Judopass). Der Judoka kann trotzdem als Mitglied in mehreren Vereinen geführt werden. Der Judopass ist aber einem Verein zugeordnet.

Gibt es eine Übergangszeit, in der die Vereine ihre noch vorhandenen Kyu-Urkunden und Prüfungsmarken aufbrauchen können?

Die Kyu-Prüfungsmarken können eins zu eins in digitale Kyu-Lizenzen umgetauscht werden.

Wie können Vereine ihre Rechnungen einsehen?

Unter dem Button "Finance" können Rechnungen eingesehen werden.

Wie erfolgt ein Vereinswechsel?

Im Reiter "Judopässe" kann ein Vereinswechsel beantragt werden.

Um die Plattform nutzen zu können, muss ein Verein eine sogenannte "Vereinslizenz" erwerben. Was bedeutet das?

Alle "Produkte" auf der Plattform heißen Lizenzen. Die Vereinslizenz ist ab 2024 eine Gebühr in Höhe von 10,-€ pro Jahr, die jeder Verein für die Nutzung der Plattform entrichten muss.  Das bisherige DJB-Judo-Portal, für das jeder Verein bisher ebenfalls immer 10,-€ pro Jahr bezahlen musste, wird komplett in das neue System überführt. Daher ändert sich bei der zu zahlenden Summe für die Vereine nichts.